W poprzednim artykule pisaliśmy o priorytetyzacji zadań. Dzisiaj zajmiemy się przed- selekcją, inaczej mówiąc preselekcją, która w znaczący sposób zwiększy naszą efektywność.
Codziennie większość z nas jest dosłownie zalewana ilością informacji, które skutecznie potrafią zapchać skrzynkę mailową. Jak sobie z tym poradzić?
Na początku warto dokonać przeglądu, by podzielić wiadomości według kryteriów istotności i od razu pozbyć się zupełnie nieistotnych.
Na przeciwległym biegunie znajdą się informacje ważne, wymagające szybkiej reakcji i krótkiego czasu działania (do 1-2 minut). Ponieważ efekt naszych działań może być szybko przedstawiony drugiej stronie, załatwmy te zadania od ręki. Poinformujmy o naszych decyzjach, a e-maile skasujmy lub poddajmy archiwizacji.
Bardzo ważne wiadomości, ale czasochłonne należy przenieść do kategorii spraw do załatwienia (lista spraw) po to, by później trafiły w odpowiednie miejsce naszego planu działania.
Zmiany planu nie są naszym wrogiem w walce o wysoką efektywność. Nowe zdarzenia, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć, powinny być jak najszybciej ocenione i zaadaptowane do planu dnia.
Preselekcja zapewnia nam kilka korzyści: pozwala sprawnie zarządzać kanałami informacyjnymi, nie dopuszczając do ich zapychania, a także oszczędza czas, jaki musielibyśmy poświęcić na przejrzenie i załatwienie wszystkich wiadomości oraz porządkuje naszą listę spraw.
Stosowanie tego narzędzia może podnieść naszą efektywność o kilkadziesiąt procent, ponieważ nie zajmujemy się pracą, która nie daje największych możliwych efektów.
W następnym artykule zajmiemy się pojęciem samej efektywności.
Bibliografia:
Roman Wendt, Produktywność osobista
