Zarządzanie wizualne to bardzo potężne narzędzie, które może być doskonałym lekarstwem na jedną z najgorszych ułomności naszej natury, jaką jest postrzeganie rzeczywistości przez pryzmat teraźniejszości, czyli tego, co dzieje się „tu i teraz”. Nasz umysł nie jest stworzony do tego, by pamiętać o zbyt wielu szczegółach. Zgodzi się ze mną każdy, kto próbował uczyć się pamięć choćby jednego wiersza. Aby poradzić sobie z tą wadą w procesie podnoszenia naszej efektywności, możemy doskonalić się, grupując nasze działania w dwa zestawy:
Oto przykłady obrazujące różnicę:
Wracam z pracy -> sprzątam [działanie rutynowe];
Wracam z pracy i w domu jest nieporządek -> sprzątam [działanie wyzwalane przez bałagan];
Kończę realizację zadania → sprawdzam kanały komunikacyjne takie jak nieodebrane telefony, poczta mailowa) [działanie rutynowe];
Kończę realizację zadania i sprawdzam kanały komunikacyjne takie jak nieodebrane telefony, poczta mailowa → dokonuję korekty planu pracy na dziś [działanie wyzwalane przez pilne telefony oraz maile].
Z powyższych przykładów można wyciągnąć wniosek, że działania wyzwalane pozwalają nam zaoszczędzić czas poprzez zaniechanie wykonywania niepotrzebnych, rutynowych działań (np. jeśli w domu panuje porządek, nie ma potrzeby sprzątać). Nie musimy także obciążać nimi pamięci. Pojawienie się czynnika wyzwalającego automatycznie uruchomia wykonanie zadania. Taki schemat pozwala odwlec w czasie działania bez obawy, że zostaną przeoczone lub zapomniane.
Te proste przykłady prezentują metodę, która może być stosowana w bardziej złożonych działaniach z obszaru naszej pracy zawodowej. Konstrukcja „wyzwalacz -> działanie” stworzona w naszym umyśle może ułatwić nam pracę dzięki uwolnieniu naszej pamięci od szczegółów, co i kiedy należy wykonać. Jeżeli przyjrzymy się naszemu codziennemu życiu, to w taki właśnie sposób wykonujemy większość naszych działań, choć robimy to nieświadomie.
Najczęstszymi wyzwalaczami są:
Część z tych wyzwalaczy powstaje bez naszego udziału (np. zapełniająca się skrzynka mailowa), a część tworzymy sami, zapisując na przykład zmiany statusu wykonywanej przez nas pracy lub skreślając zadania wykonane.
Opisywana metoda nie wymaga wyrafinowanych technologii. Nie musimy jej poświęcać zbyt wiele czasu i wysiłku, by sprawnie funkcjonowała. Przy tworzeniu naszych wyzwalaczy warto uwzględnić warunki zewnętrzne lub nasze nawyki. Warto także pamiętać, aby wysiłek poświęcony na ich kreowanie był minimalny.
Opracowanie własne na podstawie ,,Produktywność osobista” Roman Wendt
