Znając już takie pojęcia jak „lista spraw” i „blokowe zarządzanie czasem„, możemy pójść dalej – stworzyć plan dnia. Zakłada on takie wykorzystanie naszego czasu, aby wykonać zaplanowane zadania w 100%.
Tworzenie planu warto rozpocząć od wypisania wszystkich zadań, które należy wykonać w danym dniu. Przy każdej pozycji umieszczamy realny czas jego wykonania. Teraz redukujemy listę do zadań, które należy bezwzględnie wykonać właśnie dziś. Sumujemy czas pozycji, pamiętając, aby przekroczył 8-godzinny czas pracy. W ten sposób zabezpieczamy się na wypadek, gdyby któreś z zadań udało się zrobić szybciej lub było niemożliwe do wykonania i wypadło z naszego planu. Nie martwmy się nadmiarem spraw, których nie zdążymy zrealizować. Zostaną wykonane w kolejnym dniu. Nasz plan dnia to nie tylko narzędzie obligujące nas do działania – daje nam on także swobodę w realizacji wytycznych. To z kolei sprawia, że zadania przeniesione do realizacji na kolejny dzień nie powinny być traktowane priorytetowo. Ocena ich ważności musi dokonywać się ponownie w kontekście wszystkich zadań z listy spraw podlegających priorytetyzacji w danym dniu.
Plan determinuje nasze działania, ale w żaden sposób nie może pozbawić nas elastyczności i szybkości reakcji na nowe zdarzenia.
Warto wdrażać się do pracy z tym narzędziem. Nie jest to sprawa prosta na początku, ale zapewniam, że przynosi wymierne korzyści i daje wiele satysfakcji. Dotrzymywanie terminów, pełna kontrola nad wykonywanymi zadaniami, realizacja tylko ważnych i niezbędnych zadań chroni nas przed marnowaniem czasu oraz wspiera nasz wizerunek profesjonalisty.
Na podstawie Roman. W. ,,Produktywność Osobista”