Zbudować skuteczny zespół handlowców

"Rekrutacja pracowników - jak zbudować efektywny zespół handlowców?"

Od tego, jak funkcjonuje dział sprzedaży zależy „być albo nie być" każdej firmy. To handlowcy pracują na wizerunek przedsiębiorstwa, jego rentowność i realizację celów budżetowych. Praca Dyrektora Sprzedaży jest oceniana z jednej strony przez pryzmat generowanych wpływów, z drugiej zaś przez osiągnięcia jego zespołu. Sukces szefa sprzedaży jest całkowicie uzależniony od realizowanych przez jego ludzi wyników, dlatego tak ważne jest, aby zespół był zgrany i skuteczny. Przyjęło się sądzić, że właśnie dyrektorzy sprzedaży tworzą, dobierają sobie zespół i są aktywnie zaangażowani w cały proces rekrutacji, ponieważ wiedzą najlepiej, kogo poszukują i jakie są ich oczekiwania w stosunku do potencjalnych kandydatów. Zdają sobie doskonale sprawę, że właśnie to ludzie są głównym zasobem i silnym ogniwem ich działu i od ich właściwego doboru w dużej mierze zależy sukces firmy.

 

W rzeczywistości często sytuacja wygląda zupełnie inaczej. To właśnie w działach sprzedaży spotykamy się z największą fluktuacją kadr. Jeśli manager w pogoni za wynikami zapomina o właściwie zaplanowanym i przeprowadzonym procesie rekrutacji może dojść do niebezpiecznej sytuacji, w wyniku której więcej osób może ubywać z zespołu niż przybywać. Tylko kto wówczas będzie realizował plan sprzedaży?

Budowanie efektywnego zespołu handlowców to nie lada wyzwanie dla jego szefa. Dobrze jest, by osoba odpowiedzialna za jego tworzenie posiadała chociażby podstawową wiedzę z zakresu dynamiki powstawania i rozwoju zespołu. Pozwoli to, na bardziej świadomym zaplanowaniu pracy oraz da możliwość przewidywania wielu oczywistych sytuacji w przyszłości.

 

* HANDLOWCA „Z KRWI I KOŚCI" ZATRUDNIĘ

 

Działania związane z budowaniem zespołów handlowych powinny zmierzać w kierunku poprawy i rozwinięcia efektywności grupy ludzi, którzy ze sobą mają pracować lub też pracują. Aby były one skuteczne muszą się bezpośrednio odnosić do zadań i obowiązków poszczególnych członków zespołu. Powinny też wspierać cele firmy, odzwierciedlać wartości, czy też wpasowywać się w praktyczne ustalenia dotyczące pracy.

Proces budowy skutecznego zespołu handlowców powinien rozpocząć się już na poziomie planowania procesu rekrutacji. Dobrze jest więc ustalić kogo tak naprawdę się szuka. Idealnie byłoby, gdyby szef wiedział z jakimi ludźmi lubi pracować, czego od nich będzie wymagał, czy też oczekiwał. Dlatego jednym z kluczowych elementów poprawnie przygotowanego procesu rekrutacyjnego jest określenie wymagań, co do osoby lub osób, które są aktualnie poszukiwane do zespołu. Niezbędne jest przygotowanie dokładnego opisu stanowiska pracy, określenie niezbędnych kompetencji, szczegółowych wymagań osobowych, oraz warunków i zasad zatrudnienia, co do przyszłego kandydata. Dobrze jest też wiedzieć jaki jest zakres obowiązków, które planujemy takiej osobie powierzyć.

Te wydawałoby się oczywiste informacje pozwolą zdefiniować jakiej osoby poszukujemy, jakie kwalifikacje zawodowe oraz doświadczenie powinna posiadać, by pasowała do naszego zespołu, czy kultury korporacyjnej. Dzięki temu istnieje też możliwość w miarę prostego wyeliminowania z procesu osób, które tych wymagań nie spełniają.

 

Warto pamiętać, że powyższe informacje stanowią podstawowe kryteria, według których kandydaci będą poddawani ocenie w trakcie rozmów kwalifikacyjnych. Dzięki temu zyskamy pewność, że osoba, której poszukujemy będzie mogła wnieść możliwie największy wkład w pracę budowanego zespołu. Szukając dobrego handlowca trzeba mieć na uwadze również to, że wybrana osoba będzie wizytówką naszej firmy na zewnątrz. To przecież właśnie „zwycięzcę" rozmów rekrutacyjnych klienci będą identyfikowali z naszą firmą.

 

Staranne zaplanowanie sposobu pozyskiwania potencjalnych członków zespołu pozwoli zaoszczędzić masę cennego czasu. Tutaj ważna jest pomysłowość. Oprócz publikacji ogłoszenia prasowego, czy internetowego warto zastanowić się nad innymi alternatywnymi sposobami aktywnych poszukiwań kandydatów. Dobrym sposobem na rekrutację mogą okazać się rekomendacje (polecenia) osób dokonane przez członków naszego zespołu. Dlaczego? Przyjęło się sądzić, że ludzie dobierają sobie znajomych podobnych do siebie. Mamy więc dużą szansę, że osoba polecona przez dobrego pracownika okaże się trafiona. Poza tym doskonale będzie znała od kolegi specyfikę pracy, a co za tym idzie będzie wiedziała, czego tak naprawdę może się spodziewać po zmianie pracy.

Duży nacisk w procesie rekrutacji należy także położyć na odpowiedni proces selekcji kandydatów. W przypadku kiedy poszukujemy kilku osób na takie samo stanowisko, szczególnie w dziale sprzedaży warto rozważyć zastosowanie metody assessment centre, która pozwoli w relatywnie krótkim czasie dokonać oceny kompetencji danej grupy osób. Dzięki niej mamy również możliwość obserwacji, jak dana osoba współpracuje w zespole, jaki ma warsztat sprzedażowy, czy też jak zachowuje się w trudnych sytuacjach. Informacje uzyskane w trakcie procesu assessment centre są bezcenne i praktycznie niemożliwe do uzyskania podczas wywiadu.

 

Dobrym źródłem informacji o kandydacie są referencje. Bezpośrednie sprawdzanie referencji w czasie rozmowy telefonicznej u kilku osób jest jednym z najbardziej wiarygodnych źródeł „zasięgania języka" na temat naszego kandydata i może dać nam dodatkowe potwierdzenie dokonania trafnego wyboru.

 

Pracodawcy najczęściej oczekują od idealnego kandydata mającego pracować w dziale sprzedaży: dużych zdolności sprzedażowych, interpersonalnych, łatwości w nawiązywaniu kontaktów, umiejętności budowania dobrych relacji z klientami, wysokiej orientacji na wyniki, umiejętności negocjacyjnych, umiejętności pracy pod presją czasu, wysokiej kultury osobistej oraz umiejętności pracy w zespole. Atutem zawsze jest dobra znajomość danej branży, rynku, regionu czy języka obcego.

Pamiętajmy też, że innych umiejętności, czy też predyspozycji trzeba szukać w przypadku poszukiwania osoby, która będzie odpowiadała za sprzedaż złożonego systemu informatycznego, innych od osoby odpowiedzialnej za sprzedaż powierzchni reklamowej w dużym wydawnictwie a jeszcze innych od osoby sprzedającej produkty bankowe np.: najważniejszym klientom banku.

 

Na przykład stanowisko sprzedawcy ds. reklamy. Wiadomo, że do obowiązków osoby zatrudnionej na tym stanowisku należeć będą liczne, bezpośrednie spotkania z potencjalnymi reklamodawcami - czyli z klientami bezpośrednimi, czy też z agencjami reklamowymi. Dlatego też od takich osób oczekuje się dobrej znajomości rynku reklamy, często doświadczenia na podobnym stanowisku, kontaktów, silnej motywacji do pracy, dużej samodzielności i inicjatywy. W związku z tym powinna to być osoba komunikatywna, kreatywna, potrafiąca odnaleźć się w trudnych sytuacjach, lubiąca zarówno pracę indywidualną, jak i zespołową. Należy pamiętać, że często praca takiej osoby jest trudna, klienci nie podejmują decyzji z dnia na dzień, a przełożony oczekuje szybkich, wymiernych efektów pracy. Dlatego pożądane jest, by potencjalny kandydat potrafił radzić sobie ze stresem, szybko reagował w trudnych sytuacjach, jak również posiadał doskonały warsztat sprzedażowy. Ważne jest tu przede wszystkim posiadanie doskonałych umiejętności finalizowania rozmów handlowych.

Natomiast osoba np. oferująca instrumenty bankowe, najważniejszym klientom banku musi wykazywać się dużym profesjonalizmem zarówno w obsłudze klientów jak i w ich aktywnym pozyskiwaniu. Pamiętać trzeba, że jej klientami będą osoby indywidualne, bardzo często wysoko postawione w strukturach korporacji, najczęściej mające mało czasu, o który w dodatku walczy wielu kontrahentów. Umiejętność bezpośredniego dotarcia to tej grupy ludzi będzie z pewnością dużym atutem. Niezbędne jest posiadanie gruntownej wiedzy na temat oferowanych produktów zarówno przez swój bank, jak i przez konkurencję, dlatego stosowne w tym kierunku wykształcenie byłoby pewnie mile widziane. Ważne jest też, by doradca bankowy był dokładny, skrupulatny, obowiązkowy - jednym słowem potrafił dbać o interesy swoich klientów.

 

* ZBUDOWAĆ ZESPÓŁ SKUTECZNY

 

Tak naprawdę to właśnie od specyfiki branży, rodzaju złożoności oferowanego produktu, kanału dystrybucji zależy właściwe określenie profilu przyszłego pracownika, sposobu jego poszukiwania, a co za tym idzie mądrego formułowania zespołu. Ważne jest, by jednocześnie z dokładnym przygotowaniem procesu rekrutacyjnego posiadać wizję pożądanego zespołu. Tworzenie zespołu jest sztuką i umiejętnością niezależnie od tego, czy jest rutynową działalnością kierowniczą, czy działaniem realizowanym przy pomocy zewnętrznej. Należy pamiętać, że sztuka budowania zespołu sprzedażowego w dużym stopniu polega na rozumieniu ludzi, ich potrzeb, motywacji czy też oczekiwań. Zależy też od tego w jakiej fazie rozwoju nasz zespól się znajduje i na co tak naprawdę manager powinien w szczególny sposób kłaść nacisk. W fazie formowania zespołu naturalne jest, że osoby wchodzące w jego skład mają własne oczekiwania, często badają sytuację, w której się znaleźli, szukają autorytetów, mają potrzebę znalezienia swojego miejsca. Dobry szef zespołu wiedząc o tym działa w takim przypadku w sposób dyrektywny. Duży nacisk kładzie na zorganizowanie pracy zespołu i pilnowanie, egzekwowanie zasad.

 

Idealnie jest, by budowany zespół handlowców składał się ze zmotywowanych indywidualności, nieco rywalizujących ze sobą, nakierowanych na realizacje założonych celów. Istotne jest, by tak dobierać poszczególnych członków zespołu, by byli oni w stanie uzupełniać się nawzajem a przede wszystkim potrafili współpracować ze sobą. Bez współpracy poszczególnych osób praktycznie niemożliwe będzie osiągnięcie sukcesu przez cały dział sprzedaży. Dobrze jest, jeśli uda się pozyskać osobę, która okaże się tzw. gwiazdą w zespole. Pokaże innym jak w naturalny sposób realizować założone cele z dużą nadwyżką. Dobrze jest też pamiętać, że musimy mieć osoby, których realizacji nałożonych planów możemy być pewni, i na które możemy liczyć. W takim przypadku oprócz wysokich umiejętności interpersonalnych, czy też wysokiej orientacji na wyniki ważna jest sumienność, pracowitość czy rzetelność.

Aby proces budowania zgranego zespołu okazał się skuteczny musi on bezpośrednio się odnosić do zakresu obowiązków kandydatów a kandydaci powinni je we właściwy sposób postrzegać, wspierać cele firmy, odzwierciedlać wartości, które firma chciałaby promować.

Natomiast szef zespołu powinien potrafić słuchać i zrozumieć potrzeby członków zespołu, rozpoznać i rozwijać mocne strony oraz dostrzegać i pracować nad słabymi. Tak kierować zespołem, by w naturalny sposób rozwijać indywidualne umiejętności, potrzeby, kompetencje i świadomości swojego zespołu.

 

* ZBUDOWAĆ - UTRZYMAĆ - ROZWIJAĆ

 

Zespół to grupa, która ma wspólne cele i zdaje sobie sprawę z tego, że do ich osiągnięcia potrzebny jest wkład każdego z jej członków. Przyjęło się mówić, że zespół jest wówczas zespołem, gdy sam siebie uważa za zespół, gdy zmierza w tym samym kierunku i gdy ma własne, wypracowane, zespołowe metody działania zmierzające do poprawy i rozwinięcia efektywności w obrębie organizacji. Sztuką nie jest zrekrutowanie zespołu handlowców. Sztuką jest sprawienie, by poszczególne osoby tworzące zespół przy jasno postawionych celach miały możliwość rozwoju, potrafiły współpracować ze sobą, były zgrane, nastawione na realizacje wspólnego wyniku, a co najważniejsze stanowiły prężnie funkcjonujące serce firmy.

 

Autor: Mirosława Wysocka - Kuwałek,